Extranet w nowej odsłonie

15.04.2023

Przed rokiem nasz wewnętrzny system internetowy osiągnął pełnoletniość. Choć przez ten czas służył praktycznie bez zarzutu, jego forma wymagała odświeżenia i modernizacji. Od jesieni 2022 r. trwały intensywne prace interdyscyplinarnego zespołu nad opracowaniem koncepcji i wdrożeniem zmian. Dziś oddajemy w ręce naszych użytkowników Extranet nie tylko bogaty w treści, ale w atrakcyjnej formie, unowocześniony i wzbogacony o funkcjonalności, które – jak ufamy – zyskają Państwa uznanie.

Extranet, czyli co?

Najprościej mówiąc to zamknięta sieć komputerowa, której celem jest udostępnienie własnych zasobów członkom akademickiej społeczności. To skarbnica wiedzy o aktach prawnych, procedurach wewnętrznych, a także materiałach dydaktycznych wszystkich kierunków i Wydziałów. Dostęp do serwisu zyskują studenci, doktoranci i pracownicy naszej Uczelni posiadający konto poczty w domenie @gumed.edu.pl.

Nadzór merytoryczny nad extranetem sprawuje Sekcja ds. Komunikacji (info@gumed.edu.pl, tel. 349 18 42) kierowana przez dr Joannę Śliwińską, rzecznik prasową GUMed, technicznie obsługuje go uczelniany HelpDesk IT (helpdesk@gumed.edu.pl, tel. 349 17 05) podlegający mgr. inż. Wojciechowi Kiedrowskiemu, zastępcy kanclerza ds. cyfryzacji i procesów, natomiast kwestie związane z dydaktyką koordynuje Biuro ds. Kształcenia i Rozwoju (biuro.ksztalcenia@gumed.edu.pl, tel. 349 11 14), kierowane przez dr. Jarosława Furmańskiego. Nie bez przyczyny przywołujemy to nazwisko – dr Furmański był pomysłodawcą i twórcą koncepcji funkcjonalnej dotychczasowego systemu, którego podstawowym i pierwotnie zdefiniowanym zadaniem było usprawnienie procesu organizacji kształcenia. Z czasem rola i znaczenie Extranetu uległo zmianie i stał się jednym z podstawowych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Tylko w ostatnim roku wysłano niemal 2 800 mailingów do ponad 4 mln 100 tys. odbiorców.

Extranet w liczbach (dane za lata 2004-2023)

• 43 553 189 odbiorców mailingów
• 681 138 zgromadzonych plików
• 105 017 stron
• 3 627 dokumentów w bazie aktów prawnych
• 1 284 redaktorów extranetowych
• 410 redaktorów mailingów

Nowoczesne rozwiązania technologiczne

Przyjazny i lekki layout, intuicyjna nawigacja, alfabetyczne uporządkowanie treści i przejrzysta konstrukcja – to oczywiste zmiany, które dostrzeże użytkownik natychmiast po zalogowaniu się do systemu. Niemniej istotne jest to, co pozostaje na pierwszy rzut oka niewidoczne, a co poprawia jego funkcjonalność.

Po pierwsze WCAG

Każda strona internetowa i aplikacja mobilna musi spełniać międzynarodowy standard WCAG, tak aby była zgodna z wymogami Ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Zgodnie z nimi serwis opierać się ma na 4 zasadach:

• postrzegalność,
• funkcjonalność,
• zrozumiałość,
• solidność (w polskim i unijnym prawie określana jako kompatybilność).

W ramach prowadzonych prac m.in. w górnej części nowego Extranetu umieszczono ikony umożliwiające powiększenie rozmiaru czcionki tekstu oraz zmianę kolorystyki na wersję kontrastową, która jest bardziej czytelna dla osób niedowidzących.

Przyjazna nawigacja

Modernizując system extranetowy, chcieliśmy, aby nie stracił swojej użyteczności, ale był bardziej przyjazny w obsłudze. Obecnie nie tylko nowy użytkownik może mieć trudność w odnalezieniu się mnogości zakładek, informacji i dokumentów.

W nowej wersji treści zostały pogrupowane w zakładki tematyczne odzwierciedlające strukturę organizacyjną GUMed i uporządkowane według kolejności alfabetycznej. Usprawniona została obsługa stron w zakresie możliwości tłumaczenia zamieszczanych treści na język angielski. Nowy layout jest responsywny, co oznacza, że witryny w sposób automatyczny dostosowują się do wielkości okna.

Z prawej strony dostępny jest widżet odsyłający do uczelnianego Facebooka. Nie chcieliśmy rezygnować z tych treści, gdyż wiemy, że wielu naszych użytkowników przyzwyczaiło się do tej formy lektury, a zastosowany element graficznego interfejsu pozwala na nienachalne, automatyczne wyświetlanie informacji.

Nowością jest umiejscowiony u dołu strony kalendarz, który chcemy współredagować razem z Państwem. Zarówno treści zamieszczane w kalendarium, jak też w zakładkach znajdujących się po prawej stronie, odsyłające do Systemów, Stron, Plików i Instrukcji, pozwalają użytkownikowi indywidualnie definiować te, które są jego ulubionymi, z których najczęściej korzysta i chciałby je mieć w ścieżce szybkiego dostępu. Ikony Systemów GUMed zaprojektował uczelniany Dział Promocji.

Aktualności

To blok będący sercem strony, na którą trafia użytkownik bezpośrednio po zalogowaniu. Informacje tu publikowane, co do zasady, nie mają być powieleniem newsów ze strony głównej czy mediów społecznościowych GUMed, ale przestrzenią dla wiadomości o charakterze informacyjnym, wpływających na organizację pracy i proces kształcenia. Do tej pory były one dystrybuowane jako mailingi, które w zalewie różnego rodzaju innych treści łatwo można było zagubić lub przegapić. Artykuły publikowane w aktualnościach będą także dostosowywane do poszczególnych grup odbiorców – pracowników, studentów, doktorantów bądź wszystkim użytkowników systemu.

Technikalia

Podczas opracowywania nowej koncepcji Extranetu, szanując wieloletnią pracę setek redaktorów poszczególnych zakładek, zależało nam na tym, aby treści opublikowane na stronach wraz z załącznikami zostały automatycznie przeniesione do zaktualizowanej platformy i tak też się stało. Panel redakcyjny również został wizualnie odświeżony, a oprócz pozostawienia dotychczasowych funkcjonalności, wprowadzono oczekiwane przez redaktorów usprawnienia. W ramach odrębnych modułów (systemów), jakimi są: baza dokumentów oraz wyszukiwarka osób i jednostek, odpowiednio dostosowano ich interfejsy.

Aktualnie Extranet działa na najnowszych wersjach komponentów systemowych oraz wydajnym serwerze, co gwarantuje bezpieczeństwo, niezawodność, jakość i szybkość działania, z zachowaniem najwyższych standardów. Wraz z uruchomieniem nowej wersji platformy rozpoczniemy dalsze prace rozwojowe, które potrwają kilka kolejnych miesięcy. W naszych planach są m.in. wdrożenie multiwyszukiwarki oraz integracja z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów Webcon.

Nie tylko system informatyczny

Modernizacja systemu extranetowego wpisuje się także w ogół prac zaplanowanych i realizowanych w ramach strategii GUMed w zakresie poprawy przepływu informacji i doskonalenia narzędzi komunikacji. Jak dotąd udało nam się sprofesjonalizować newsletter wysyłany do mediów i partnerów zewnętrznych GUMed. Wykorzystując FreshMail.pl, nowoczesne narzędzie do tworzenia oraz wysyłki newsletterów i mailingów do własnej bazy, możemy w sposób w pełni zautomatyzowany budować listę odbiorców oraz planować wysyłkę newsletterów. Program posiada wiele przydatnych funkcji, które istotnie zoptymalizowały naszą komunikację mass mailingową, jak również usprawniły i uatrakcyjniły proces dzielenia się wiedzą o najnowszych osiągnięciach pracowników, studentów i doktorantów GUMed z otoczeniem zewnętrznym, co pozwala jeszcze efektywniej budować autorytet i markę Uczelni na zewnątrz.

Naszą ambicją jest, by w najbliższych miesiącach opracować i wdrożyć w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym standard i protokoły komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, jak również zwiększyć kompetencje administratorów poczty mailingowej w zakresie poprawnej i skutecznej komunikacji, uwzględniającej zasady netykiety i dobrych obyczajów akademickich.

Zmiany w komunikacji mailingowej

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom członków społeczności akademickiej naszej Uczelni, aktualnie dokonujemy także zmian w systemach mailingowych. Chcemy w ten sposób zmniejszyć liczbę wiadomości wysyłanych w formie masowej, często do nie zawsze zainteresowanych danym tematem odbiorców. Wprowadzenie tej modyfikacji docelowo pozwoli nam uporządkować dotychczasową formę komunikacji wewnętrznej.

Otrzymywane od Państwa indywidualne prośby dotyczące bieżących wydarzeń odbywających się w GUMed od marca br. są wysyłane w zbiorczym komunikacie, w formie cotygodniowego biuletynu przygotowanego przez Sekcję ds. Komunikacji. Aby ułatwić przepływ informacji, przypominamy, aby kierować je bezpośrednio na adres info@gumed.edu.pl.

Materiały szkoleniowe oraz seria pytań i odpowiedzi dotyczących nowego Extranetu dostępne są w bazie wiedzy pod adresem https://zgloszenia.gumed.edu.pl/baza-wiedzy.